Ley de datos personales: lo que tienes que ordenar con los datos de tus clientes antes del 1 de diciembre

Piensa en lo que llevas en el celular. Están los contactos de cientos de clientes con su dirección anotada y una lista de difusión de WhatsApp para avisar de las mantenciones de calefont. Están las fotos del tablero o del baño de cada casa en la que trabajaste y, en algún correo, el RUT de quien te pidió factura. Todo eso son datos personales. Desde el 1 de diciembre de 2026, tratarlos tiene reglas nuevas en Chile.

La nueva ley de datos personales, la Ley 21.719, se publicó en el Diario Oficial el 13 de diciembre de 2024. Modifica a fondo la antigua ley de protección de la vida privada, la 19.628, y crea una Agencia de Protección de Datos Personales con poder para fiscalizar. Sus cambios rigen desde el primer día del mes vigésimo cuarto después de su publicación, es decir, el 1 de diciembre de 2026. No te pide un departamento de cumplimiento. Te pide saber qué datos de tus clientes guardas y para qué, avisarles, cuidarlos y contestarles cuando te pregunten por ellos.

Para qué puedes usar los datos de tus clientes

La ley parte de una regla: tratar datos personales es lícito si el titular da su consentimiento (artículo 12). Pero el artículo 13 añade otras bases que no necesitan consentimiento, y para un contratista la más importante es la del contrato. Puedes usar el nombre, la dirección y el teléfono del cliente para cotizar, coordinar la visita, hacer el trabajo, emitir la boleta o la factura y atender la garantía, porque eso es necesario para ejecutar el contrato que te pidió.

El cambio llega cuando usas esos mismos datos para otra cosa. Mandar ofertas por una lista de difusión, recordar una mantención que el cliente no contrató o pasar su número a otro maestro ya no es ejecutar su contrato. Para eso necesitas su consentimiento previo, específico e informado, que puede darse de palabra, por escrito o con un acto claro, como responder «sí, avísame» a tu mensaje. El cliente puede retirarlo cuando quiera y por un medio tan fácil como el que usó para darlo.

En la práctica, la pregunta cabe en una línea al cerrar el trabajo: «¿Te aviso por WhatsApp cuando toque la próxima mantención?». Si dice que sí, anótalo junto a su contacto. Si dice que no, su número sigue sirviendo para la garantía, pero no para la lista de avisos.

Qué tienes que informar y dónde

El artículo 14 ter obliga a tener a disposición del público, en tu sitio web o en otro medio equivalente, tu política de tratamiento de datos. Esa política dice quién eres y cómo contactarte, qué tipos de datos tratas y para qué, y con qué base legal. También dice a quién se los pasas, cuánto tiempo los guardas, cómo los proteges y qué derechos tiene el cliente, incluido el de reclamar ante la Agencia.

Para un negocio de una o dos personas, la ley deja un margen. El artículo 14 septies dice que los estándares mínimos de información y de seguridad se fijarán según el tamaño de la empresa, con las categorías de la ley de empresas de menor tamaño. Los determinará la Agencia mediante una instrucción general. Hasta que la Agencia la publique, no hay un formato oficial para un maestro sin página web. Una forma razonable de cumplir el fondo de la norma es tener un texto corto con esos puntos. Déjalo donde el cliente lo encuentre: el perfil de tu WhatsApp Business, el pie de tus cotizaciones o un enlace que mandas junto al presupuesto.

Cuidar el celular es cuidar los datos

El artículo 14 quinquies te obliga a adoptar medidas de seguridad proporcionadas a lo que tratas, a tus costos y a los riesgos. La ley habla de confidencialidad, integridad y disponibilidad. Para un contratista, casi todo eso pasa por el teléfono y la nube donde guarda las fotos:

• Bloqueo con clave o huella en el celular y en el computador donde tienes las cotizaciones.
• Respaldo en una cuenta con doble verificación, para no perder la información si te roban el teléfono en la obra.
• Fotos de trabajo separadas de las personales, sin compartirlas en redes con la dirección o la cara del cliente si no te dio permiso.
• Borrar lo que ya no necesitas. La política debe decir cuánto tiempo guardas los datos, y guardar para siempre no es un plazo.

Si pierdes el celular o alguien entra a tu cuenta y eso crea un riesgo razonable para tus clientes, el artículo 14 sexies obliga a reportarlo a la Agencia sin demora y a dejar registro de lo ocurrido. Cuando lo afectado sean datos sensibles, datos de niños menores de 14 años o datos de deudas y pagos, también hay que avisar a cada cliente afectado.

Cuando un cliente te pregunte por sus datos

Tus clientes tendrán derecho a pedirte acceso, rectificación, supresión, oposición y portabilidad de sus datos. El artículo 11 fija el procedimiento. La solicitud llega por escrito al correo, formulario o medio que hayas indicado en tu política, y tienes que acusar recibo y responder dentro de 30 días corridos, prorrogables una vez por otros 30. Si no respondes o rechazas la solicitud, el cliente puede recurrir a la Agencia.

Lo más probable es que la solicitud sea sencilla: alguien que ya no quiere tus avisos o que te pide borrar las fotos de su casa. Saber dónde están sus datos, en qué chat, en qué carpeta y en qué planilla, es lo que te permite contestar en un día y no en un mes.

Si le pasas datos a otro

Cuando mandas la dirección y el teléfono de un cliente a un maestro que te ayuda, a un proveedor que despacha o a una aplicación que usas para agendar, ese tercero trata los datos por encargo tuyo. El artículo 15 bis dice que solo puede usarlos para lo que le encargaste y según tus instrucciones. Si los usa para otra cosa, pasa a responder como responsable, y solidariamente contigo por los daños. Pásale solo lo que necesita para el trabajo y deja claro que es para eso.

Los datos de tus clientes también se cruzan con la ley del consumidor, que la Ley 21.719 modifica. Para las obligaciones que ya tienes con clientes particulares, revisa la guía sobre garantía legal y SERNAC para contratistas.

Una regla para decidir antes de diciembre

Si un dato lo usas para hacer el trabajo que el cliente te pidió, puedes seguir usándolo; solo tienes que informarlo y protegerlo. Si lo usas para algo más, como avisos, promociones o compartirlo, pide permiso y anótalo. Y si no sabes para qué lo guardas, bórralo. Con eso ordenado, lo que falte lo irá precisando la Agencia en sus instrucciones para empresas de menor tamaño, y conviene revisarlas cuando se publiquen.

Fuente oficial: Ley 21.719, que regula la protección y el tratamiento de los datos personales (Diario Oficial del 13 de diciembre de 2024), artículos 11, 12, 13, 14 ter, 14 quinquies, 14 sexies, 14 septies y 15 bis de la Ley 19.628 en su nueva redacción, y artículo primero transitorio.